Controle de Documentos

Quando se fala em administrar uma empresa ou um processo, uma coisa é certa, devemos ter nossos documentos sob controle. A ISO9001 diz que devemos estabelecer um procedimento para garantir que:
a) Todo documento é aprovado antes da sua emissão,
b) Os documentos são analisados criticamente e atualizados quando necessário, não se esquecendo de submetê-lo a nova aprovação,
c) As alterações realizadas são identificadas em cada nova revisão,
d) Os documentos estão disponíveis e fáceis de serem usados nos locais de trabalho,
e) S cópias estão legíveis e prontamente identificáveis,
f) Os documentos de origem externa estão identificados e a sua distribuição controlada, e
g) Que documentos obsoletos não estão sendo usados.

Mas afinal, o que é um documento?
Segundo a ISO9000, documento é a soma de uma informação e de uma mídia. Em outras palavras, documentos é uma informação que pode estar disponível de qualquer forma, pode ser em papel, em uma gravação, em um vídeo, escrita na parede, em uma placa, em um site da internet, em um documento eletrônico, etc. Como exemplo pode-se citar um procedimento ensinando a montar uma peça ou uma receita de bolo, um livro técnico, um vídeo instruindo como recepcionar o Cliente, etc.

Quais são os tipos de documentos usados em sistemas de gestão da qualidade?
A ISO9000 relaciona os seguintes tipos de documentos:
a) Aqueles que fornecem informações consistentes, tanto internamente como externamente, sobre o sistema de gestão da qualidade da organização; tais documentos são referidos como manuais da qualidade;
b) Os que descrevem como o sistema de gestão da qualidade é aplicado em um projeto, contrato ou produto específico; tais documentos são referidos como planos da qualidade;
c) Documentos que estabelecem requisitos; tais documentos referidos como especificações;
d) Aqueles que estabelecem recomendações ou sugestões; tais documentos são referidos como diretrizes;
e) Os que fornecem informações sobre como realizar atividades e processos de forma consistente; tais documentos podem incluir procedimentos documentados, instruções de trabalho e desenhos;
f) Documentos que fornecem evidência objetiva de atividades realizadas ou de resultados alcançados; tais documentos são referidos como registros.
A ISO9000 deixa claro que a abrangência e a necessidade de documentar a empresa ficam por conta e risco da própria empresa. É óbvio que quanto melhor documentada a empresa estiver, menores são as chances de falhas e imprevistos, porém, para tudo temos que ter bom senso. De nada adiante documentar todos os procedimentos da empresa se não conseguirmos cumprir. Vale a dica, comece a documentar os processos mais importantes para a Qualidade e Saúde e Segurança do trabalhador. Depois treine a todos os envolvido. Depois de algumas semanas verifique se todos estão cumprindo tudo o que foi determinado e só então passe adiante.

Dicas importantes:

APROVAÇÃO:
Tenha a certeza de que o documento foi aprovado, seja pela assinatura do responsável em cada documento, seja por um email falando que o documento revisão tal de tal data está correto.

REVISÃO:
Garanta que todo o documento tenha um nome ou código único e que tenha uma seqüência de
revisão muito clara para o usuário, assim, evitará que uma versão anterior seja utilizada por engano.

ALTERAÇÕES:
Quando se realiza uma nova revisão, deixe claro em algum momento do documento quais as alterações foram realizadas, para evitar que o usuário tenha que ver o documento inteiro e
comparar com a versão anterior.

DISTRIBUIÇÃO:
Tenha uma lista das pessoas que precisam conhecer cada documento. Quando uma nova versão for publicada, recolha as anteriores e as substitua pela mais recente. É prudente que ao receber a nova cópia, o usuário assine a lista de distribuição, garantindo que recebeu. Também é uma prática bastante eficiente reunir os usuários e realizar um treinamento sobre o novo documento, bem como uma avaliação de competência no final, e guarde todo como registro.