Controle de Registros

Antes de qualquer coisa, devemos ter bem clara a definição da palavra “Registro”. A ISO 9000 define registro como sendo um documento que apresenta resultados obtidos ou fornece evidências de atividades realizadas. Porém, eu prefiro definir de maneira mais prática através de exemplos:
Imagine a conta de telefone que você pagou o mês passado, ela é um registro ou a evidência de que você pagou o telefone. Imagine agora que a sua operadora de telefone lhe corte a linha alegando que não foi realizado o pagamento da conta. O que você faria? Claro, mostraria a conta paga com a chancela do banco e tudo estaria resolvido. Mas e se você não tivesse a conta para mostrar? Pronto, chegamos ao ponto que eu queria. Essa é a importância do Registro.

 Na nossa vida pessoal, podemos pensar em diversos registros, vamos citar alguns:
• Contas pagas de água, luz, telefone...
• Prestações do carro, da casa...
• Declaração de imposto de renda,
• Seguro de vida, de acidentes...
• Pagamento do Cartão de Crédito,
• Holerites, comprovantes de FGTS...
• Diplomas e Certificados, etc.

Dentro de uma empresa, além de todos esses que mencionamos acima, podemos também referir:
• Pagamentos de impostos,
• Notas Fiscais,
• Resultados de testes dos produtos,
• Resultados dos exames médicos dos funcionários,
• Solicitações de Férias,
• Laudo do Corpo de Bombeiros,
• Comprovantes de entrega de EPIs, etc.

Agora que já sabemos o que são registros, vamos ver o que o item 4.2.4 da ISO9001 fala sobre seu controle:
“Registros devem ser estabelecidos e mantidos para prover evidências da conformidade com requisitos e da operação eficaz do sistema de gestão da qualidade. Registros devem ser mantidos legíveis, prontamente identificáveis e recuperáveis. Um procedimento documentado deve ser estabelecido para definir os controles necessários para identificação, armazenamento, proteção, recuperação, tempo de retenção e descarte dos registros.”

Em outras palavras: devemos criar e cumprir um procedimento documentado (uma rotina escrita, digitada, filmada,...) que contenha pelo menos os seguintes itens:
1. O nome do registro, exemplo, “Conta de Telefone”,
2. O local de armazenamento, exemplo, “Primeira gaveta da mesa do escritório”. Preste atenção para que a descrição seja única e de fácil identificação,
3. A forma de proteção, exemplo, uma gaveta trancada a chave a prova de pó. Preste atenção com esse item, pois registros muito importantes ou de longo arquivamento podem requerer um maior cuidado, como armário anti-chamas ou ambiente a prova de água,
4. A forma de recuperação. No nosso caso, basta ir até a gaveta e pegar, porém poderia ser um arquivo compactado com senha, ou um cofre no banco que necessitasse uma chave ou algo assim,
5. O tempo de retenção, ou seja, por quanto tempo devemos guardar. Alguns registros possuem tempo de retenção estipulados por lei, como é o caso de Notas Fiscais, 5 anos. Ou ainda, exames médicos periódicos, 20 anos. Evitem colocar “Tempo indeterminado”, pois é não-conformidade garantida,
6. Descarte. Muitos documentos, devido à sua confidencialidade, não podem ser simplesmente jogados no lixo, então identifique, por exemplo, reciclagem, incineração, formatação, etc. Não esqueça de guardar os registros dos descartes dos registros.
7. Para finalizar, defina uma pessoa responsável pela guarda de cada registro, e se possível, dê a ela a tarefa de verificar antes de arquivar, para garantir que não se está guardando uma conta de telefone não paga.
Eu particularmente recomendo que esse documento seja uma planilha ou uma tabela, em que cada linha contenha um registro e cada coluna uma informação, e que a mesma seja constantemente revisada.

O assunto é importante demais para ser tratado simplesmente como a norma exige. Eu pessoalmente gostaria de deixar aqui algumas recomendações que considero fundamental:
• Considere fazer um controle de retirada de registro, ou seja, quando alguém solicitar um registro, entregue a ele uma cópia e não a original. Caso ele necessite da original, deixe uma cópia no local da original, e no seu verso, anote o nome, a data de retirada e devolução, o motivo e a assinatura do responsável.
• Considere armazenamento redundante. Antes de arquivar o original, digitalize o mesmo, assim, a consulta será mais fácil e o manuseio do original será menor.
• Faça a conta de quanto tempo seus funcionários gastam mensalmente manipulando registros. Multiplique esse tempo pelos respectivos salários, então compare com o custo de uma área única para todos os registros e um Bibliotecário. Tenho certeza de que você irá se surpreender.
• Antes de definir o local de armazenamento, considere o pior. Imagine um incêndio, um assalto, um alagamento, etc. Então decida com carinho o local e a proteção.

Já deve ter dado para perceber que o controle de registros é uma tarefa que vai durar pelo menos 20 anos a mais do que qualquer empresa, dessa forma, vale a pena implantar rotinas de revisão e auditorias periódicas, exclusivas e aleatórias. Não encontrando o resultado desejado, promova uma reunião de melhoria contínua.

Um bom planejamento e execução do controle de registros pode um dia representar um fator importante na continuidade da sua empresa, trate-o com carinho.